Vállalatirányítás | professzionális módon

Az ERP rendszerek már nemcsak a nagyok játékszerei. 10-20 fős szervezeteknek is megéri a termelő szektorban, szolgáltatócégeknél, non-profit szervezeteknél és a közigazgatásban is.

A betűszó az angol „Enterprise Resource Planning” kifejezés rövidítése, amit magyarul vállalatirányítási rendszernek neveznek. Kezdetben az ERP rendszerek a gyártási, készletkezelési, majd később már a kapcsolódó pénzügyi és számviteli folyamatokat kezelték.

Egy korszerű, integrált vállalatirányítási rendszer mára kiterjed többek között az ügyfél-kezelés, az értékesítés-beszerzés, az emberi-erőforrás kezelés, a projektmenedzsment és az üzleti intelligencia folyamataira is.

Azon felül, hogy egy ERP rendszer lefedi a szervezet számlázási-, pénztári és banki tevékenységeit és kivált számos belső nyilvántartást, legnagyobb előnye a cég tevékenységeihez kapcsolódó folyamatok hatékony támogatása. Ezek természetesen a gyártó, kereskedő és szolgáltató cégek esetében nagyon eltérőek lehetnek.

A kicsik is labdába rúghatnak

– Az ezredforduló előtt az ERP rendszereket elsősorban nagy gyártó vállalatok részére fejlesztették – magyarázza Trenger Csaba ERP szakértő. – Ma már jóval kisebb, akár 10-20 fős szervezetek is használnak vállalatirányítási rendszereket és nemcsak a termelő szektorban, hanem a szolgáltatócégeknél, non-profit szervezeteknél és a közigazgatásban is.

Vannak továbbra is elsősorban a gyártó vállalatok igényeire fókuszáló rendszerek, mint például a Microsoft Dynamics NAV, míg a projektalapon működő szervezetek egyik iparágspecifikus megoldása a Maconomy.

Miben segítenek a vállalatirányítási rendszerek?

A bevezetés során szabványosítják a szervezet folyamatait, ezáltal a tevékenységek meghatározottak, követhetőek, mérhetőek és javíthatóak lesznek. Lehetővé teszik, hogy a szervezet adatai egy egységes rendszerben legyenek, illetve ezeket az adatokat szinte bárhonnan és azonnal el is tudjuk érni.

Egy iparágspecifikus ERP számos úgynevezett legjobb gyakorlatot (best practices) tartalmaz, így ha egy cégnél nem jól szabályozottak a belső folyamatok, sokat segíthet a bevezetése.

Mit NE várjuk egy ERP rendszertől?

  • helyettünk rögzíti az adatokat – viszont elég egyszer megtenni,
  • helyettünk hoz üzleti döntéseket – de automatizálja a döntési folyamatokat,
  • minden alkalmazásunkat leváltja – bizonyos feladatokra ezzel együtt célszoftvert érdemes használni,
  • pontosan a meglevő működésünket fogja letükrözni – használjuk ki a rendszerben levő tudást!

Hogyan válasszunk ERP rendszert?

ERP beszerzéskor két dolgot választunk: vállalatirányítási rendszert és bevezetést végző céget.
A rendszer tekintetében a legfontosabb, hogy illeszkedjen cégünk iparágához és működési modelljéhez, illetve az elvárásainkhoz. Ha szolgáltató vállalkozásunk van, ne válasszunk gyártásra kifejlesztett ERP-t, mégha ebből is van a legtöbb a piacon. A bevezetést és később a támogatást végző cég kiválasztásánál pedig hozzánk hasonló referenciákat és hosszútávon megszerzett tapasztalatot keressük.

Mennyibe fog ez kerülni? És mikor térül meg?

A vállalatirányítási rendszerek ára összetett és sokszor csak az elvárások pontos megismerése után határozható meg.

Főbb költségek:

  • a szoftver lincenc díja
  • a bevezetési projekt (akár hónapokig is tarthat) munkadíja
  • az üzemeltetés költségei (hardver, szoftver, hálózat)
  • a belső ráfordítások (munkatársaink ideje)
  • a licenc követési díja (a rendszer folyamatos frissítése)
  • a támogatás díja (telefonos és írásos segítségnyújtás)
  • egyedi fejlesztések

Egy ERP rendszer bevezetése sosem öncélú, ha a befektetésünk nem térül meg, nem jól döntöttünk. Viszont egy vállalatirányítási megoldás számszerűsített jövőbeni megtérülését meghatározni nem egyszerű dolog, de a felkészültebb megoldás-szállítók ebben is segíteni tudnak.

Példa

A 30 fővel működő Vanessia Kft. 2008-ban vezette be a Maconomy vállalatirányítási rendszert, fő tevékenységei közé tartozik a pályázati és közbeszerzési tanácsadás.
Elsősorban azért döntöttek az ERP kipróbálása mellett, hogy a különböző üzleti folyamataikat (ajánlatírás, pályázati anyagok összeállítása, majd követése, tanácsadási projektek végrehajtása, pályázati monitoring) egy rendszerben tudják nyomon követni. Egy olyan rendszerben, amely az összes kiegészítő feladatot (számlázás, pénzügyi és egyéb nyilvántartások , könyvelés, partnerkapcsolatok kezelése, munkaügyi rendszer) is ellátja.

Ennek köszönhetően ma már könnyen tudnak olyan kérdésekre válaszolni, hogy egy adott pályázat támogatása mennyi költséggel és bevétellel járt, milyen feladatokat kell elvégezniük egy fix időszakban, egy ügyfélhez mekkora profit tartozik, vagy milyen a munkatársak leterheltsége.

Megosztás: