Vállalatirányítás: | Jegyzetfüzettől a profi módszerekig

Hol jön el az a pont, amikor a cég már csak egy új rendszer segítségével uralhatja a káoszt?

ERP

A betűszó az angol „Enterprise Resource Planning” kifejezés rövidítése, amit magyarul vállalatirányítási rendszernek neveznek.

A cégek működését támogató alkalmazások együtt fejlődnek a szervezettel. Minden megoldás megfelelő, ha a cég méretéhez, folyamataihoz és igényeihez alkalmazkodik. Trenger Csaba ERP szakértő szerint a cégvezetőket leginkább foglalkoztató kérdés az, hogy mikor érdemes továbblépni, melyek azok a jelek, amelyek arra utalnak, hogy a használt eszközök már nem elégségesek.

Az első lépések

A legtöbb szervezet kezdetben alacsony formalizáltsággal működik. A vezető egymaga, gyakran fejben végzi a cég irányításával kapcsolatos feladatokat, esetleg saját maga számára készít feljegyzéseket.

Ez a szakasz legtöbbször nem tart sokáig, a növekvő létszám és az elkülönülő feladatok miatt hamar nyilvánvalóvá válik, hogy szükség van írásos és a többi munkatárs számára is elérhető irányítási eszközre. Ez a gyakorlatban leginkább egy táblázatkezelő alkalmazást (pl.: MS Excel) jelent. Ebben születnek a nyilvántartások, a tervek és ez elszámolások.

Amikor az Excel már nem elég

A cég fejlődése optimális esetben folytatódik, újabb munkatársak és feladatok, összetettebb folyamatok jelennek meg. Az Excel táblázatok szaporodnak és összetettebbé válnak, de bizonyos feladatokra csak korlátozottan alkalmasak. Ezek közé tartozik például a számlázás, könyvelés, projekttervezés, raktárkezelés és számos egyéb, a cég működésétől függő folyamat támogatása.

Ekkor szokott megszületni a döntés: be kell szerezni egy-két célszoftvert. A táblázatok és feladat-specifikus alkalmazások (pl.: számlázóprogram) kombinációja sok szervezetnél hosszú ideig beválik.

Azonban ennek a megoldásnak is megvannak a korlátai. A táblázatokban található adatok több felhasználó által, egy időben történő kezelése nem zökkenőmentes. Az adatok felülírása, vagy az ellentmondásos információk bosszúságot okozhatnak. Ha bizonyos adatköröket (pl.: vevőkre vonatkozó adatokat) több táblázatban és célrendszerben is használnak, az egyes helyeken található információk egy idő után eltérőek lesznek a listák frissülésével.

Trenger Csaba, a TRL Hungary Kft. ügyvezetője szerint a vállalkozások fejlődése során elérkezik az a pillanat, amikor a döntéshozó fejében levő tudás már az egyre szaporodó Excel táblák és célrendszerek sokaságával együtt sem jelent valódi megoldást. Ha egy vezető azt tapasztalja, hogy ellentmondó és pontatlan adatok alapján kell döntéseket hoznia, nem tud előre tervezni. A folyamatok esetlegesek lesznek, és szinte minden adatot többször kell rögzíteni különböző rendszerekben. Ekkor érdemes megfontolni egy integrált ERP rendszer bevezetését.

Káoszból rend: integráció

Egy megfelelő, a szervezet működési modelljéhez illeszkedő ERP rendszer egyrészt kiváltja az Excel táblázatok döntő többségét, másrészt egységes megoldásban kezeli a célrendszerek által addig elkülönülten kezelt feladatokat is. Ezen felül szabványosítja a szervezet folyamatait, egységes rendszerben tárolja az adatokat, tartalmazza a legjobb gyakorlatokat (best practices) és rendkívül megkönnyíti a döntéshozatalt – pontos és naprakész adatok biztosításával.

Saját fejlesztés vagy „dobozos” ERP?

Szinte mindig felmerül a kérdés, hogy a cég fejlesszen saját vállalatirányítási rendszert, vagy vásároljon „dobozos” megoldást? Általánosságban elmondható, hogy egy jól működő és integrált ERP kifejlesztése olyan nagy befektetést és folyamatos fejlesztést igényel, hogy kivételes esetekben jelent csak költséghatékony és fenntartható megoldást.

ERP kockázatok

Természetesen a piacon elérhető vállalatirányítási rendszerek esetében is vannak kockázatok, egyik legjelentősebb a nem megfelelő megoldás kiválasztása. Alapszabály, hogy olyan ERP-t keressen, amit pontosan a saját szervezete működésére alakítottak ki, például projektalapon működő szolgáltatócégnél ne használjon termelő vállalatok igényeire létrehozott rendszert.

 

Megosztás: