Iroda papír nélkül | Miért érheti meg a digitalizáció?

Sok érv szól amellett, hogy a fizikai papírmunka eltűnjön a munkahelyekről, ám még mindig számos oka van annak, hogy teljesen eltüntetni nem lehet.

Van, aki a környezettudatosság, van, aki a hatékonyság miatt vallja, hogy a papír használata az irodában hamarosan teljesen feleslegessé válhat. A másik oldalon viszont a különböző jogszabályi előírások billentik a mérleget, hiszen számos dokumentumot a hatóságok mindenképpen fizikai formában, kézzel aláírva kérnek. Megint mások szerint ez generációs kérdés, és ahogy a mai fiatalok átveszik a vezető szerepeket a munkahelyeken, teljesen áttérünk a digitális dokumentációra. A kérdésről a TrendFM műsorában különböző iparágakból érkezett szakértők beszélgettek.

Késik a söralátét-korszak

A legfőbb probléma a teljesen papírmentes iroda bevezetésével kapcsolatban a megfelelő jogi háttér kiépítése. Az adózás, számlázás terén mind a mai napig kötelező rengeteg iratot nyomtatott formában bemutatni, sok esetben akár archiválni is.

Például ha egy vállalatnál be is vezetik az elektronikus számlajóváhagyó rendszert, és sikerül az egész céget meggyőzni arról, hogy ezt digitális formában tegyék, előfordul, hogy végül azért nem lesz sikeres a projekt, mert a vezetőség továbbra is papír alapon kéri a jóváhagyásokat.

„Ez vagy a kor tünete, vagy a szokás hatalma, vagy pedig az elektronikus rendszerekbe vetett hit hiánya” mondta Szederkényi Zsolt IT-szakértő az xFLOWertől.

Ötletelni papíron

Számos olyan kreatív folyamat van – vetette fel Vörös Szilveszter, az Audi folyamatfejlesztő munkatársa –, amelyek esetén a technológia akár kifejezetten korlátozhat is. Ha csoportos brainstorming vagy egyéni ötletelgetés során felmerül egy jó ötlet, sok esetben macerás lehet elektronikus eszközön rögzíteni a rajzot, szöveget, bármit, míg ha az ember kezében ott a ceruza, előtte a papír, sokkal szabadabban áradhat a kreativitás.

Ugyancsak nem elhanyagolható szempont az sem, hogy hiába a komplex digitalizált rendszer, ha a közös nyelv, vagy médium, amelyet az idősebb és a fiatalabb generáció is ért, az még mindig a papír. Hiába a bonyolult prezentáció, ha egy egyszerű tábla/flipchart és egy filc segítségével hatékonyabb eredmények születhetnek a megbeszéléseken.

Mérhetetlen hatékonyság

Ám mindezek ellenére a digitalizáció mellet szól a valós hatékonyságnövelés. Csernovitz Orsolya, a Motiment rendszerszervezője szerint ugyanis amíg a munkafolyamatok bármekkora része papíron történik, addig az gyakorlatilag mérhetetlen. Senki nem tudja ugyanis, hogy a dolgozók mennyi időt töltenek ténylegesen munkával, a főnök így nem tudja, ki mennyire hatékony, és számos döntést érzések alapján kell meghoznia.

Amint digitalizált, célra tervezett szoftverek segítségével folyik majd a munka, önállóan elemezhetővé válnak a munkafolyamatok, így észrevehető lesz, hol tehető hatékonyabbá. Fontos mindezek mellett a munkavégzés sztenderdizálása is: a vállalaton belül ha két dolgozó is végzi ugyanazt a feladatot, szinte biztos, hogy kétféleképpen csinálják, és az egyikőjük megoldása biztosan gyorsabb. Ha szoftveres alapon végzik a munkát, kideríthető, melyikőjük módszere jobb, és az cégen belül terjeszthető.

A digitalizáció tehát számos előnnyel járhat egy vállalat számára, azonban sohasem szabad elfelejtkezni a gépezetben rejlő emberről. Fontos a dolgozókat is megfelelően továbbképezni a technológia használatára. Valószínűleg a papírt soha nem lehet teljesen kivezetni a munkahelyekről, ám megfelelő folyamatszervezéssel elérhető, hogy jelentősen csökkenjen a használata.

Ha kíváncsi a teljes adásra, alább meghallgathatja! 

Megosztás: