Tippek az online számla-bekötésre

Kevesebb, mint három hónap van hátra a valós idejű online számla adatszolgáltatási kötelezettség hatályba lépéséig.

Július 1-jétől kezdődően azok az adózók, akik számláikat számlázó szoftverrel állítják ki, más adóalanyok részére kiállított számláik tekintetében kötelesek a számlakibocsátást követően azonnal adatot szolgáltatni az adóhatóság felé. Az adatszolgáltatási kötelezettség bevezetésével az adózók kötelesek automatizált megoldást kialakítani és kommunikációs kapcsolatot létrehozni az adóhatósággal annak érdekében, hogy megfeleljenek a jogszabályi követelményeknek. Ennek elmulasztása esetén súlyos következményekkel, akár számlánként ötszázezer forintig terjedő összegű mulasztási bírsággal is szembesülhetnek a vállalkozások.

A főszabály

Az online adatszolgáltatást főszabály szerint a százezer forint összeget elérő, vagy azt meghaladó áfa-tartalmú, számlázó programmal kibocsátott számlák esetében szükséges teljesíteni, azonban az adózók dönthetnek úgy is, hogy értékhatárra tekintet nélkül jelentik a belföldi, más adóalanyok részére kiállított számláik adatait. Ez máris egy olyan megfontolás, amiről a felkészülés keretében döntést kell hozniuk az adózóknak, hogy a fejlesztés során milyen megközelítést alkalmaznak. E tekintetben azt is szükséges figyelembe venniük, hogy a tervek szerint a jövőben ez az értékhatár várhatóan csökkentésre kerül, így mindenképp olyan rugalmas megoldás bevezetése javasolt, ami a későbbi változásokat is kezelni tudja.

A válaszüzenet

Az adatokat előre meghatározott fájlformátumban és struktúrában szükséges az adóhatóságnak továbbítani. Az adatszolgáltatás megküldését követően a NAV rendszere automatikusan visszaigazoló kódot ad minden számlára vonatkozóan. Az adatszolgáltatás sikerességéhez ezt követően a számlázóprogramnak vagy az adatszolgáltató modulnak a feldolgozás eredményét is le kell kérdeznie a NAV rendszeréből.

Az így kapott válaszüzenet lehet elfogadó, figyelmeztető vagy elutasító. Figyelmeztető hibaüzenet esetén az adózónak ajánlott felülvizsgálnia a számlát, elutasító hibaüzenet esetén pedig az adatszolgáltatás nem minősül teljesítettnek az adott számlára vonatkozóan, ezért azt mindenképpen pótolni kell.

A folyamat tehát több lépésből áll, folyamatos interakciót követel meg a vállalati rendszer és az adóhatóság között, ezért a cégvezetőknek érdemes időben elkezdeniük a felkészülést – hívta fel a figyelmet a Deloitte Magyarország. Az új adatszolgáltatási kötelezettséggel összefüggésben tehát számos számlázási gyakorlattal kapcsolatos kérdés vetődhet fel.

Tippek, trükkök

Különösen nagy körültekintést igényel például a módosító, helyesbítő számlák kezelése, jelentése. Figyelni kell például azokra az esetekre, amikor az eredeti számla áfa-tartalma nem éri el az értékhatárt, ezáltal a számlázó program azt nem jelenti, azonban a módosítás eredményeként az áfa összege már meghaladja a jogszabályi limitet. A fordított eset is előfordulhat, amikor az eredeti számlát jelentette a számlázó program az értékhatár elérése miatt, azonban a módosítás eredményeként az áfa összege az értékhatár alá csökken. A rendszernek biztosítani kell, hogy ilyen esetekben is megfelelően történjen a számlákra vonatkozó adatszolgáltatás.

Szintén felkészülést igényelhet, hogy az előírások szerint egy módosító, helyesbítő számlának mindig az eredeti számlára kell hivatkoznia, még abban az esetben is, ha több módosítás történt egymást követően. Tehát nem helyes az a jelenleg több társaság által alkalmazott gyakorlat, ha egy korrekciós számla egy megelőző módosító számlára hivatkozik több egymást követő helyesbítés esetén. Ha jelenleg nem a megfelelő információ jelenik meg a korrekciós számlákon, magának a számlázási folyamatnak az átalakítása is szükségessé válhat.

Kérdéshalmazok

Hasonló gyakorlati kérdések merülnek fel előlegszámlák és végszámlák viszonylatában is. Ezek tekintetében az okoz problémát, hogy az adóhatóság jelenlegi kommunikációja szerint ilyen számlák esetén is biztosítani kell a kapcsolatot az előleg- és a végszámla között, ami a legtöbb esetben nem feltétlenül áll rendelkezésre a számlázó-programokban.

Nagy odafigyelést igényelnek azok az esetek is, amikor egy vállalkozás meghatalmazás alapján más adóalany nevében állít ki számlákat, illetve üzleti partnerei nevében a saját részére, a saját rendszeréből bocsát ki számlákat („önszámlázás”). Ilyen esetekben bár az adatszolgáltatásért jogszabály alapján az a társaság felelős, amelynek a nevében számlakibocsátás történik, azaz az esetleges szankciók ezt a céget terhelhetik, azonban az adatszolgáltatást ténylegesen az a vállalkozás, illetve számlázó-program tudja elvégezni, amiből a számla kiállítása történik. Ennek megfelelően, ilyen esetekben körültekintően és időben rendezni kell a felek közötti megállapodásban a felelősségi köröket, a partnerek együttműködésének részleteit, ami valószínűleg a jelenlegi meghatalmazottkénti számlázásra, önszámlázásra vonatkozó megállapodások kiegészítését, módosítását fogja igényelni, amit a jogszabály hatályba lépéséig szintén le kell tárgyalni az üzleti partnerekkel.

Az előzőekben bemutatott néhány példa alapján is látható, hogy a vállalkozásoknak érdemes időben elkezdeniük a felkészülést.

Megosztás: