Hogyan válasszon | irodát?

Szolgáltatott vagy közösségi, hosszú vagy rövid távra, új építésű vagy régi házban… – választani van miből! Tanácsok irodabérleti szerződés aláírása előtt és után.

Ha irodát keres, akkor az első és legfontosabb teendő, hogy kellően mérje fel az igényeit. „A keresést érdemes egy „-tól-ig” költségkeret meghatározásával kezdeni” – tanácsolja Szalma Péter, a CA IMMO ingatlanbefektetési cég bérbeadási vezetője. Tájékozódjon a különböző ingatlanportálokon, hogy hozzávetőlegesen milyen bérleti díjjal és üzemeltetési költséggel kell számolni. Ezt figyelembe véve szükség esetén a cég újra át tudja gondolni, hogy mi fér bele a büdzsébe.

Béreljen irodát egy napra!

A kezdő vagy kisebb (100 négyzetméter alatti) helyigénnyel rendelkező vállalkozásoknak megfelelő megoldást nyújthat a szolgáltatott vagy közösségi irodák bérlése. Ez a konstrukció rugalmasabb feltételeket kínál, és alacsonyabb költségterhet jelent, illetve határozatlan időre is igényelhető. Ennél a lehetőségnél például a berendezések, irodatechnikai eszközök költségét is megspórolhatja.

A szolgáltatott iroda a bérlő számára a rugalmasságot biztosítja – időben, területben és büdzsében is –, hiszen bármilyen időtartamú szerződést köthet, bármekkora területre, és szinte bármilyen költségvetésre találhat megfelelő megoldást. A coworking ezen belül olyan irodaterületet jelent, amely nyitott, divatos és leginkább kezdő vállalkozások vagy startupok számára jelent jó hangulatú, kreatív és kötetlen munkakörnyezetet – olvasható a Regus összefoglalójában. A nemzetközi vállalat a rugalmas munkahelyi megoldások terén a világ legnagyobb szolgáltatója, Budapesten hét helyszínen található Regus irodaház.

Íróasztal extrákkal!

A coworking vagy közösségi irodabérlés még évekkel ezelőtt az Egyesült Államokból indult útjára, de ma már Európában is egyre népszerűbb. Előnye, hogy rugalmasan – akár egy napra vagy hétre is – bérelhet irodát, íróasztalt vagy tárgyalót. A coworking elterjedésében fontos szerepe van az internetnek, a felhőszolgáltatásoknak és az okos eszközöknek is, hiszen ma már bárhol, bármikor beülhet a virtuális irodájába.

Hosszú távú kedvezmények

A CA IMMO szerint az „A” kategóriás irodaházaknál a bérbeadó minimum 3 éves határozott idejű szerződéseket köt a piaci sztenderd alapján, de hosszabb (5 vagy 10 éves) elköteleződés esetén kedvezőbb ajánlatot is el lehet érni. Ennek része lehet a hosszabb bérleti díjmentes időszak vagy az alacsonyabb bérleti díj.

Tipp: A bérleti díjak és az üzemeltetési költség esetén fontos szem előtt tartani, hogy a fizetendő összeget a bruttó terület alapján számolják, vagyis az irodaház közös területi szorzóját is figyelembe kell venni. Ezen kívül a mélygarázsban lévő parkolóhelyekért is fizetni kell.

Kérjen ültetési tervet!

Ha a pénzügyi oldalról megfelelő ajánlatot kapott, akkor kérje az ültetési terv összeállítását. Ebben az irodaházak tervezői a terület adottságait figyelembe véve, az ügyfél igényei alapján választják le a munkaállomásokat, és igyekeznek meghatározni az optimális elrendezést.

Tipp: Jól megtervezett, hatékony kialakítás esetén akár több tíz négyzetméter is megtakarítható, ami a kiadásokat is észrevehetően csökkentheti.

A kialakításnál felmerülhetnek extra költségek, amelyek nem tartoznak az alapkiépítésbe. Például: üvegelemek, színes falfelületek, saját kamerarendszer stb. Ezeknek az összegét rendszerint a cég saját maga fizeti, vagy bizonyos tételeket átvállal a bérbeadó.

Tipp: Ha a szerződéskötés közben a bérlő hajlandó 6-12 hónappal hosszabb időtartamú bérlésre, akkor várhatóan néhány extra kiépítést a tulajdonos is átvállal.

Ha még szerződéskötés előtt áll…

A szerződés pontjainak megértése és pontos ismerete mindkét fél számára egyaránt fontos. Érdemes erre elegendő időt szánni, a kérdéses pontokat pedig közösen értelmezni a bérbeadóval, illetve szakértőkkel.

A ház műszaki állapota és üzemeltetése is fontos terület. Nem feltétlenül kell csak új épületben gondolkodni, hiszen a jól karbantartott 10 éves épület is teljes mértékben megfelelhet az „A” kategóriás igényeknek.

Tipp: A gépészet folyamatos karbantartása és az esetleges felmerülő problémák azonnali vagy rövid időn belüli javítása sok kellemetlenségtől mentheti meg a bérlőket, ami egy már működő, többéves ház esetében gördülékenyen zajlik. A helyi – épületen belüli – üzemeltetés (on-site facility management) rövidebb reakció időt garantál, és a bérlőknek is kényelmesebb helyzetet teremt, ha házon belül tudnak segítséget kérni.

Ha már aláírta a szerződést…

Szalma Péter szerint ezt követően is több területen érhet el jelentős megtakarítást, ha jól szervezi meg az irodai munkát és az ingatlan használatát. Újratárgyalhatja a szerződést, és ha további időtartamra vállalja a bérlést, akkor akár a jelenlegi kondíciókhoz képest kedvezőbb feltételekkel írhatja alá a hosszabbítást.

Ha a vállalkozás arra kényszerül, hogy csökkentse a területét, akkor lehetősége van arra, hogy a megüresedő területre akár a saját cégcsoportjából találjon albérlőt. Az irodaház tulajdonosának azonban hozzá kell járulnia ehhez.

Tipp: Nagyobb portfólióval, több bérelt irodával rendelkező tulajdonos esetén a portfólión belüli költözéssel is mérsékelhetőek a kiadások. Szintén segíti a költségcsökkentést a szervezet hatékonyabb működtetése és a munkavállalók ösztönzése a környezettudatosságra.

Számoljunk együtt!

„A” kategóriás épületekben körülbelül 300 négyzetmétertől lehet irodát bérelni, ahol 20-25 fő tud kényelmesen dolgozni. Bérleti díjak tekintetében elég nagy a szórás, csak a CA IMMO-portfólión belül is 30-40%-os árkülönbségek vannak. De az átlagos ár ma Budapesten 12 euró/m2/hó+ÁFA körül mozog.

Alapjában véve 10-12-15 m2/fővel kell számolni. Tanácsadó cégeknél, ügyvédi irodáknál ez az érték 20 m2/fő. Ez még akkor is igaz, ha a nagyobb irodákban 6-8m2/fő sűrűséggel ülnek az emberek, mert a tárgyalók, a közlekedők és a közösségi terekkel együtt végül erre van igény.

A bérlésen felül további költségek: üzemeltetési díj, parkolási díj, felelősségbiztosítás, IT-költségek, saját almérővel mért elektromos fogyasztás (300m2-nél kisebb bérleményeknél ez nem mindig megoldható), a bankgarancia díja (ha a biztosítéknyújtásnak ezt a formáját választja a bérlő), saját terület takarítása stb.

Megosztás: