Projektmenedzsmentről | felnőtteknek

Nemcsak szaktudás, vagy szoftver kérdése, hanem arra alkalmas egyének strukturált és célvezérelt tudásának, cselekedeteinek összessége.

A projekt definíciója szerint:

  • konkrét célok és eredmények érdekében,
  • adott idő-, költség- és erőforrás-korlátok között,
  • meghatározott minőségi és teljesítménykövetelmények mellett,
  • lehetőleg minimális „vagyonelem” (illetve erőforrás) felhasználásával,
  • elfogadható kockázati szint mellett,
  • valamilyen egyértelműen definiált „termék” (létesítmény, szolgáltatás, innovációs rendszer stb.) létrehozására irányuló tevékenység (illetve egymással összefüggő tevékenységsor).

A projekt jellemzői:

  • a feladat „egyszeri”, nem ismétlődő,
  • a feladat összetett, komplex,
  • a feladat egyértelműen azonosítható.
  • a feladat körül- és elhatárolható.

Jól látszik, hogy az ismétlődő tevékenységeket nem tekinthetjük projektnek. Egy üzleti terv, pénzügyi jelentés megírása vagy egy termék-bevezetési terv készítése nem lehet projekt. Noha sok vállalatnál annak tekintik.

A projekt valódi irányítása

Napjainkban a projektirányítás hozzátartozik a cégek mindennapjaihoz. Már régóta nem újdonság a különféle módszerek és eszközök használata, de például a projektmenedzsment-szoftverek iránti fokozott érdeklődéshez sajnos nem társul kellő tervezési-módszertani ismeret. Részben ennek is köszönhető, hogy a kezdeti felbuzdulás után a legtöbb helyen félmegoldásokkal is megelégszenek ahelyett, hogy kihasználnák a rendszerben rejlő képességeket.

Ezeket leginkább a következőkben érhetjük tetten

Sokan úgy gondolják, hogy csupán a program megvásárlásával megoldották minden problémájukat.
Nem vezetnek be projektirányítási módszertant, sem ezzel kapcsolatos szabályozásokat a cégnél.
Ha alkalmaznak is módszertant, és szabályrendszert is rögzítettek, elfelejtik azok összehangolását a számítógépes rendszerrel. Nem ismerik azokat a szabályokat vagy szabályszerűségeket, amellyel egy adott projektet gépre lehet vinni. Megfeledkeznek a szükséges szervezeti háttér és az információáramlási útvonalak létrehozásáról, a dokumentálás módszerének kidolgozásáról.

Épp ezért a projektek jelentős része nem valósul meg

Szinte majdnem mindig többe kerül vagy tovább fog tartani, mint ahogyan tervezik az elején. A klasszikus projektmenedzsment négy fő lépése (definíciós, előkészítési, megvalósítási és lezárási fázis) segíthet elkerülni rengeteg felmerülhető módszertani hibát. Természetesen itt is megtalálható az agilis projektmendzsement módszertana, ahogyan a szoftverfejlesztésben. Bármilyen módszertant is követünk, a cél ugyanaz. Lehetőleg előre látva a végcélt, tervszerűen haladjunk a megvalósítás irányába. Ha időközben változik a végcél, akkor már biztosan nem fogunk tudni megfelelni az adott projekt keretei között. Ezért is szoktak úgy fogalmazni, hogy vannak előre fixált végeredménnyel záródó, determinisztikus projektek és olyanok is, amelyek indulásakor még nem láthatjuk, hogy mivé is nőhetik ki magukat.

Az egyén a projektben

Itt is kiemelkedő a vezető szerepe. Egyfajta projekt-szponzorként egyrészt védőernyőt biztosíthat a megvalósításhoz: iránymutatást ad a célokról, és erőforrásokat biztosít. A megvalósítás már nem az ő dolga, azt bízza a profi projektmendzsment teamre.

Az elmúlt évek során nagyot fejlődött a projektirányítási gyakorlat világszerte. Profi szervezetek alakultak a szakemberek támogatására is. A hangsúly erősen eltolódott az egyedi projektek irányításától a vállalati szintű, portfolió központú projektvezetés felé. Ugyanakkor ne feledjük, hogy mindennek a végén az Ember áll, aki megvalósít. Az egyén szerepét, súlyát nem hagyhatjuk figyelmen kívül.

(Részlet Kulcsár Tibor üzletember A világon élni csak hősként érdemes című könyvéből.)

Megosztás: