Ki olvashatja el | a céges leveleket? a céges leveleket?

Amikor a dolgozók leveleinek ellenőrzéséről van szó, fontos, hogy betartsunk néhány alapelvet – egyébként könnyen előfordulhat, hogy többet veszíthetünk jogsértés miatt, mint amit nyerünk az intézkedéssel.

Egy vállalat legnagyobb értéke a 21. században a legtöbb esetben már nem a termelő gép vagy az ingatlan, hanem az információ. Az információ megfelelő kezelése, a bizalmas adatok, üzleti titkok megőrzése nélkül aligha képes fennmaradni a versenyben. Az információs rendszerek leggyengébb tényezője pedig – ahogy más rendszerek esetében is – maga az ember. Akár szándékosan kerül ki a bizalmas információ a cégtől, akár hiba, tévedés vagy figyelmetlenség miatt, könnyen térdre kényszerítheti a céget, ha a konkurencia belelát a lapjaiba. Érthető, hogy a legtöbb cég vezetőjében felmerül a munkatársak külvilággal bonyolított információforgalmának ellenőrzése.

Szabályok

  1. Nincs titkos megfigyelés – mindig tájékoztassuk a munkavállalókat az ellenőrzésről – arról, mit, milyen rendszerességgel, milyen eszközökkel kívánunk nyomon követni.
  2. Az ellenőrzés csak a munkával kapcsolatos tevékenységekre terjedhet ki, a munkavállaló személyiségi jogait, emberi méltóságát nem sérthetjük meg általa.
  3. Az ellenőrzés nem jelenthet megfigyelést, nem válhat általánossá.

A küldött levéllel és a belső levelezéssel nincs sok gond

Ha az alkalmazottunkat megfelelően tájékoztattuk, az erről szóló dokumentumokat aláírattuk vele, nincs szükség a további hozzájárulására. Azzal, hogy az általa is tudottan megfigyelt rendszerben, céges eszközzel ír egy levelet (akár papír alapút, akár elektronikusat), tulajdonképpen meg is adta a hozzájárulást. A belső levelezés ellenőrzése így nem is különösebben aggályos, hiszen minden érintett fél tisztában van a céges szabályokkal. A gond akkor kezdődik, ha egy harmadik, cégen kívüli érintett is bekerül a levelezésbe, levelet küld egy alkalmazottunknak – ő ugyanis nem kell hogy tudjon arról, hogy a címzetten kívül más is olvashatja a levelét.

Ha gyanús, inkább ne bontsuk fel, ne olvassuk el

A hagyományos, postai leveleknél mindig azt kell vizsgálni, hogy vélelmezhetően üzleti tárgyú vagy magánjellegű a tartalma. Ha nem egyértelmű (például a címzésből, a feladóból nem derül ki), akkor jobb inkább a címzettet megkérni, hogy nyissa fel a borítékot. Ha nem a címzett nyitja fel, és a felbontás után derül ki, hogy a levél magánjellegű volt, akkor vissza kell zárni, és tájékoztatni kell a címzettet arról, hogy levelét felbontották.

Nincs nagy különbség az e-mailek esetében sem. Alapvetően itt is akkor válik kérdésessé az ügy, ha harmadik, cégen kívüli fél is szerepel a levelezésben: törekedni kell arra, hogy az ő személyiségi jogait, magánélethez való jogát is tiszteletben tartsuk. A munkáltató például a küldő neve, e-mail címe, a levél tárgya alapján eldöntheti, hogy az üzleti partnertől, vélelmezhetően üzleti ügyben érkezett-e – ilyen esetben kérheti a munkavállalótól, hogy tegye lehetővé az e-mail tartalmának megismerését. A munkavállaló ugyan ilyenkor is hivatkozhat a harmadik fél jogaira, és megtagadhatja a levél átadását, az ilyesmi azonban könnyen olyan fokú bizalomvesztéshez vezethet, aminek a végén elválnak a szereplők útjai…

Hiába tiltjuk a magánlevelezést

Megtilthatjuk ugyan a magánlevelezést alkalmazottainknak, ez azonban legfeljebb félmegoldás: nem kell ismernie a céges policyt annak, aki magánügyben küld levelet alkalmazottunknak – azaz a tiltás ellenére is kerülhet olyan levél a postaládába, amelyet nincs jogunk értesítés nélkül ellenőrizni. Sokba kerülhet a jogosulatlan ellenőrzés Ha a cég jogszerűtlenül ellenőrzi a levelezést, megsérti az adatkezelési szabályokat, és ezt az illetékes hivatal egy panasz alapján meg is állapítja, a jogsértés súlyosságától függően akár 10 millió forintos bírságot is kiszabhat – emellett akár kártérítésre, sérelemdíjra is kötelezheti a jogsértő céget.

Megosztás: